Vos patients écrivent à 21 h.
Quelqu'un leur répond.
Un agent texto qui prend les rendez-vous, envoie les rappels, gère les déplacements et les annulations, et répond aux questions courantes. Sans que votre réception ait à décrocher.
Huit demandes qui n'arrivent plus jusqu'à votre réception
Cliquez sur un élément pour voir ce qu'il traite, et ce que ça vous évite.
clinique
Une vraie conversation, un dimanche à 21 h 47
Une patiente déplace son rendez-vous et pose une question d'assurance. Personne n'est à la clinique. Le rendez-vous est déplacé, inscrit dans l'agenda, et le rappel de la veille est déjà programmé.
Un rendez-vous perdu ne se voit nulle part
Il n'apparaît dans aucun rapport, personne à la clinique ne le remarque, et pourtant il laisse une plage horaire vide.
Après 17 h, plus personne
Un patient qui veut déplacer son rendez-vous le soir ou la fin de semaine tombe sur une boîte vocale. Une partie ne rappelle jamais.
La réception est déjà au téléphone
Pendant qu'elle parle à un patient, deux autres appels sonnent dans le vide. Ce n'est pas une question de compétence, c'est une question de simultanéité.
Les absences se répètent
Un rappel envoyé sans possibilité de répondre ne règle rien. Le patient qui ne peut pas venir n'a aucun moyen simple de le dire.
Un rappel automatique n'est pas une conversation
Votre logiciel de gestion envoie probablement déjà des rappels. Ils fonctionnent, et je ne viens pas les remplacer. La différence se joue dans ce qui se passe juste après.
Un rappel automatique
- Envoie le message
- Attend un oui ou un non
- Tout le reste retombe sur votre réception
- Le patient qui écrit « je ne peux pas mardi » n'obtient rien
- Ne connaît ni vos soins, ni vos horaires, ni vos assurances
Un agent qui répond
- Comprend la demande, quelle qu'elle soit
- Propose des plages réellement libres dans votre agenda
- Déplace, annule, confirme, et écrit dans votre calendrier
- Répond aux questions courantes : horaires, soins, assurances, stationnement
- Transfère à votre équipe quand il le faut, et vous le signale
Vingt minutes, et vous saurez si ça s'applique chez vous
Je vous montre une vraie conversation, du premier message jusqu'au rendez-vous confirmé dans l'agenda.
Vous ne changez rien à votre façon de travailler
Votre clinique obtient son propre numéro texte
Un numéro dédié, à votre nom. Votre ligne téléphonique habituelle ne change pas et continue de fonctionner exactement comme avant.
J'apprends votre clinique à l'agent
Vos praticiens, vos horaires, vos soins et leurs durées, vos assurances, votre politique d'annulation. Vous me fournissez ces informations une seule fois.
L'agent répond, et écrit dans votre agenda
Chaque rendez-vous pris, déplacé ou annulé apparaît dans votre calendrier en temps réel. Votre réception voit tout, sans rien saisir.
Je surveille, j'ajuste, je vous rends des comptes
Surveillance de la livraison des messages, ajustements quand vos horaires ou vos tarifs changent, et un rapport chaque mois sur ce que l'agent a traité.
Tous les comptes sont à votre nom, dès le premier jour
C'est le point sur lequel je ne fais aucun compromis, et il est rarement offert ailleurs. Vous n'êtes jamais pris en otage par votre fournisseur.
Ouverts à votre nom, payés par vous
Votre numéro, votre hébergement, vos comptes fournisseurs. J'ouvre les dossiers à votre place parce que c'est technique, mais tout est à votre raison sociale, avec votre moyen de paiement, au coût réel et sans marge de ma part.
Un accès nominatif, jamais un mot de passe partagé
Je me fais ajouter comme collaborateur avec mon propre accès, qui se révoque proprement le jour où vous le décidez. C'est ce que la Loi 25 attend quand des renseignements de santé sont en jeu.
Si vous partez, vous partez avec tout
Votre numéro, vos données, l'historique de vos conversations et vos accès restent les vôtres. Seule l'automatisation que j'ai construite cesse de fonctionner.
Aucun engagement à long terme
L'abonnement se termine avec un préavis de trente jours, de part et d'autre, sans pénalité. Si le service ne vous apporte rien, vous ne devriez pas être obligé de le garder.
Écrit pour le cadre québécois, pas traduit de l'américain
Loi 25
Protection des renseignements personnels. Accès nominatifs, usage limité au mandat, signalement de tout incident dans les vingt-quatre heures.
Loi 5
Renseignements de santé et de services sociaux. Elle vise les cabinets privés de professionnels, donc votre clinique. Notre entente prévoit ce qu'elle exige d'un prestataire externe.
Consentement des patients
La loi canadienne anti-pourriel encadre l'envoi de messages aux patients. Une annexe au contrat répartit par écrit les responsabilités entre votre clinique et moi : qui recueille le consentement, qui le conserve, et ce qui se passe quand un patient demande à ne plus recevoir de messages.
Le prix, annoncé d'avance
Une clinique de deux praticiens qui perd trois rendez-vous par semaine, à 180 $ le rendez-vous, laisse partir environ 2 100 $ par mois. C'est le chiffre auquel comparer ce qui suit.
Taxes en sus. La mise en place se paie en deux versements, à la signature et à la livraison. Les frais de vos fournisseurs, de l'ordre de 15 à 30 $ par mois, vous sont facturés directement par eux, au coût réel et sans marge de ma part.
Aucune durée ferme. Résiliation avec un préavis de trente jours, de part et d'autre, sans pénalité.
Ce que l'abonnement couvre
- La gestion de votre compte de messagerie et de votre enregistrement auprès des opérateurs
- La surveillance de la livraison de vos messages
- Un rapport d'activité chaque mois
- Les ajustements courants : horaires, tarifs, soins, praticiens
- Le maintien de la conformité
- Le soutien technique
Ce qu'on me demande le plus souvent
Nos patients plus âgés ne textent pas. Est-ce que ça vaut la peine ?
L'agent ne remplace pas votre téléphone, il enlève les appels que vous n'avez pas besoin de prendre. Vos patients qui textent cessent d'appeler, et votre réception garde son temps pour ceux qui préfèrent la voix.
On a déjà des rappels automatiques dans notre logiciel.
Ils fonctionnent, et je ne viens pas les remplacer. La différence est dans la réponse : quand un patient écrit « je ne peux pas mardi, avez-vous quelque chose jeudi », un rappel automatique s'arrête là et votre réception reprend le dossier. L'agent, lui, propose les plages libres et déplace le rendez-vous.
Est-ce que le patient sait qu'il écrit à un système automatisé ?
Oui. L'agent se présente comme l'assistant virtuel de votre clinique dès le premier message, et il indique comment joindre une personne. Cacher l'automatisation se retourne toujours contre la clinique.
Combien de temps avant que ce soit en service ?
La configuration prend quelques jours. Le délai réel vient de l'enregistrement de votre numéro auprès des opérateurs téléphoniques, qui prend de quelques jours à quelques semaines et ne dépend ni de vous ni de moi. La signature déclenche cet enregistrement, la configuration se fait en parallèle, et la mise en ligne arrive dès la validation.
Qu'est-ce qui se passe avec nos données de patients ?
Elles restent les vôtres. Je n'y accède que pour fournir le service, je ne les utilise à aucune autre fin, je ne les communique à aucun tiers autre que les fournisseurs techniques nécessaires, et je les supprime de mon côté à la fin de notre relation. Le détail est dans notre entente et dans la politique de confidentialité.
Et si on veut arrêter ?
Trente jours de préavis, sans pénalité et sans justification à donner. Vous conservez votre numéro, vos données et vos comptes. Seule l'automatisation cesse de fonctionner.
Voyons ensemble si ça s'applique chez vous
Vingt minutes. Je vous montre une vraie conversation, du premier message jusqu'au rendez-vous confirmé. Si après cinq minutes vous voyez que ça ne colle pas, on arrête là.